Ablauf eines externen Audits
Viele Unternehmen schrecken vor dem Begriff „Audit“ zurück – dabei ist der Ablauf klar strukturiert und gut planbar. Hier erhälst du einen kurzen Überblick, wie ein Erstzertifizierungsaudit abläuft.
Voraudit
Ein Voraudit ist oft optional, kann aber als Probelauf enorm helfen. Externe Auditor:innen prüfen dabei inoffiziell, ob dein QM-System auditbereit ist – inklusive Dokumentationsqualität und Nutzung interner Audits.
Phase 1: Dokumentenprüfung
In dieser ersten offiziellen Audit-Stufe – häufig räumlich flexibel, remote oder vor Ort – bewertet der/die Auditor:in:
- ob dein dokumentiertes QM-System vollständig und normenkonform ist,
- ob relevante Nachweise wie interne Audits, Management-Reviews oder Aufzeichnungen vorliegen,
- die Standortgegebenheiten vor Ort (Planung für Stage 2).
Das Ergebnis: ein Audit-Report, der klar benennt, wo Nachbesserungen nötig sind und ob dein System bereit für das nächste Level ist.
Phase 2: Systemaudit im Unternehmen
Dies ist die tiefergehende Prüfung des QM-Systems – vor Ort und systematisch. Der Fokus liegt darauf:
- Dokumentiert vs. gelebte Realität: Funktionieren Prozesse im Alltag wie beschrieben?
- Methoden: Interviews, Prozessbeobachtung, Dokumenteneinsicht, Stichproben, z. B. bei Prozessaudits.
- Der Auditor sammelt objektive Nachweise zur Wirkung und Konformität deines Systems.
Im Abschlussgespräch werden Abweichungen besprochen – und bei guter Umsetzung erhältst du das Zertifikat. Ist Nacharbeit nötig, wird diese in einem oder mehreren Folge-Audits überprüft.
Nach der Zertifizierung: Überwachung und Rezertifizierung
Ein ISO 9001-Zertifikat gilt typischerweise drei Jahre. In dieser Zeit erfolgen mindestens jährliche Überwachungsaudits, um die laufende Normkonformität sicherzustellen. Nach Ablauf steht ein umfassendes Rezertifizierungsaudit an.
In Kurz
Vorbereitung → Auditdurchführung → Abschlussgespräch → Bericht mit Maßnahmen → Nachverfolgung & kontinuierliche Verbesserung
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